Корпоративные порталы – основа эффективного и прозрачного бизнеса.
Краткое описание Корпоративные порталы – что это? Корпоративный портал это бизнес инструмент для повышения эффективности работы компании и уделения внимания мелочам. Корпоративный портал, предоставляемый компанией «Высокие Технологии» - это внутренний сайт компании, предназначенный для использования сотрудниками компании для обмена задачами, информацией, документами. Корпоративный портал имеет список задач, контактов, описания клиентов и поставщиков, HelpDesk, имеет возможность разграничения доступа для сотрудников разных отделов. ERP портал имеет доступ и через сеть интернет, попасть в него можно по имени и паролю, уникальному для каждого сотрудника. Корпоративный портал от компании «Высокие Технологии» является динамически изменяемым решением, и позволяет быстро вносить изменения при изменении бизнес процессов.
Корпоративный портал – зачем он нужен?
Компьютеры прочно вошли в каждый офис, сейчас невозможно найти компанию, в которой нет компьютеров. Но, хотя и кажется, что компьютеризация прошла уже везде и полностью, оказывается, что компьютеры применяются в основном как печатные машинки! Мы считаем это нелогичным, ведь компьютеры могут по-настоящему автоматизировать бизнес процессы и сделать его прозрачным для владельцев бизнеса и дирекции, а так же для всего персонала. А более ясный для сотрудников бизнес, более понятные и четкие задачи и инструкции по их выполнению повышают эффективность , и таким образом, прибыль компании.
Плюсы использования корпоративных порталов для владельцев бизнеса и директоров
Корпоративный портал от компании «Высокие Технологии» позволяет в любой момент времени, днем или ночью и находясь в любом месте посмотреть текущее состояние бизнеса и работы сотрудников. • Сколько договоров заключил отдел продаж? • Сколько процентов задач выполнено, поставленных руководством сотруднику? • Какое состояние текущих проектов? • Насколько эффективен новый сотрудник? • Какие новые условия работы с поставщиком АВС? • Какие функции выполняет сотрудник В.В.В.? • Сколько претендентов на каждую должность рассматривается перед взятием нового сотрудника?
Теперь ответы на эти вопросы можно получить мгновенно! Таким образом, корпоративный портал позволяет руководству принимать оперативные решения по любым вопросам, основываясь на самой последней информации, не дожидаясь каких-либо отчетов сотрудников.
Быстрый доступ к информации, быстрое изменение информации
При использовании корпоративного портала каждый сотрудник имеет доступ к информации, к которой ему предоставлен доступ и может изменять информацию, если его права позволяют это сделать. Таким образом, любая информация в компании всегда находится в актуальном состоянии и для получения какого-либо контакта, либо условий договора, либо сертификата или иного документа не требуется времени на ее поиски – сотрудник, не вставая с места, сразу имеет к ней доступ.
Надежный способ ставить и получать задачи, контролировать ход выполнения
То же самое относится к задачам, назначенных сотрудникам их руководством. В любой момент времени сотрудник компании видит задачи, назначенные ему, и может комментировать ход выполнения проектов, что позволяет управляющим контролировать выполнение работ.
Отсутствие лишних бумаг на столе, информация не теряется
После внедрения корпоративного портала информация не теряется – она всегда доступна, ее быстро и легко можно найти, в отличие от листика на столе, который затерялся среди пачки других документов. А ведь это может быть информация о клиенте!
Простая организация общения с сотрудниками
Информирование сотрудников о предстоящих событиях или изменениях расписания, или других сообщениях, позволяет информации распространяться легко среди сотрудников компании и держать сотрудников компании в курсе относительно предстоящих событий или последних результатах собрания директоров. Все это позволяет сделать корпоративный портал от компании «Высокие Технологии»
Электронные документы
Корпоративный портал имеет возможность создания библиотеки электронных документов или отсканированных документов. Юридический отдел может держать в актуальном состоянии шаблоны договоров для всех направлений деятельности, которые сотрудники могут использовать для заключения с партнерами. Отдел продаж имеет возможность получить доступ к отсканированным копиям сертификатов, справок или других документов, сопровождающих товар компании. При этом доступа к оригиналам документов, хранящимся в сейфе, у сотрудника не будет. Отдел персонала может иметь базу кандидатов, приглашенных когда-либо на работу. При этом по каждому претенденту можно иметь описание результатов встречи, резюме, анкету с результатами ответов на вопросы собеседования. Приглашенный год назад претендент, прошедший собеседование, отлично выполнил все задания, но потом не вышел на работу, нанеся вред компании, уже не пройдет собеседование еще раз, т.к. описание этого случая будет находится в корпоративном портале.
Правильная постановка задач
Обычно задача сотруднику ставится устно, иногда письменно. 1) При устной выставлении задачи возникает проблема с тем, что сотрудник, получивший задачу, игнорирует ее. Или выполняет наполовину либо неверно, ссылаясь на то, что именно такая задача и ставилась. И ничто не гарантирует то, что постановщик задачи помнит поставленную задачу, и при проверке результатов выполнения ожидает других результатов работы исполнителя. При этом корпоративный портал четко определяет и фиксирует задачу, а ход ее выполнения можно прослеживать на разных этапах, а не только по результату. 2) При письменной постановке задачи исполнитель может быть выполнит задачу, возможно правильно, но есть вероятность, что не будет проверен результат , либо постановщик задачи забудет о поставленной задаче и не воспользуется результатами работы. Ничто не деморализует исполнителей так, как выполнение ненужной, невостребованной работы. Выполненная один раз напрасная работа уменьшает желание сотрудника выполнять следующую задачу качественно – зачем, если никто не пользуется результатами? При использовании корпоративного портала такая ситуация невозможна – у постановщика задача зафиксирована и ее невозможно пропустить. 3) При любом варианте постановок задачи – письменном или устном, сложно уследить за количеством задач, которые уже есть у данного сотрудника . Возможно, ему поставил задачу непосредственно директор предприятия, либо идет работа, связанная с исполнением должностных инструкций. При проверке результатов выполнения задачи, поставленной устно или письменно, оказывается, что сотрудник еще не приступил к ней. Почему? Либо сотрудник не эффективен, либо ему ставится слишком много задач. Корпоративный портал сразу показывает такие проблемы и отвечает на этот вопрос, контролируя таким образом эффективность работы каждого сотрудника. 4) Очень важно контролировать, как именно происходит постановка задачи. Корпоративный портал позволяет руководству компании в любой момент времени контролировать постановку задачи. Соответствует ли поставленная задача методу SMART? Или задача поставлена такими словами и выражениями, что ее невозможно выполнить и понять? В этом случае нужно срочно обратить внимание на квалификацию управляющего персонала. От правильно поставленной задачи зависит будущее компании!
Любой сотрудник компании может оставить запрос в службу поддержки HelpDesk
Для надежного функционирования бизнеса необходимо обеспечить стабильную работу компьютерной системы. Поэтому важно эффективное общение персонала с ИТ отделом. Корпоративный портал позволяет оценить эффективность работы ИТ отдела, а также заявки помогут понять уровень компьютерной грамотности сотрудников – возможно, нужно кого-то направить на компьютерные курсы?
Надеемся, что прочитав описание возможностей корпоративного портала от компании «Высокие Технологии» Вы согласитесь, что без электронной системы управления бизнесом в настоящее время работать невозможно. Результаты внедрения Эффект от установки корпоративного портала виден довольно быстро – буквально через месяц работы с системой. К ним можно отнести: • Руководитель предприятия заново видит свой бизнес • «Всплывают» все мелочи, которые раньше терялись • То, что раньше витало в воздухе и терялось со временем – пожелания клиентов, задачи, мелкие недоделки, теперь не теряется и будет учитываться • Стандартное и единообразное заполнение отчетов, вместе с тем, что отчеты хранятся в единой базе позволяют проще с ними работать, а значит и эффективнее • Повышается общая эффективность работы, работа каждого сотрудника становится прозрачной • Краткосрочные финансовые выгоды – принятие мер по отношению к неэффективным сотрудникам, возможное снижение расходов на персонал • Долгосрочные финансовые выгоды - получение конкурентных преимуществ o Полный контроль всех пожеланий клиентов o Повышение внимания к мелочам o Предоставление клиентам Интернет доступа к поддержке, базе продуктов, заказам • Повышается качество общения на «стыках» - между отделами, группами и административными единицами, особенно важно при географически распределенных офисах
Таким образом, окупаемость внедрения корпоративного портала может составить около года, предоставляя при этом скрытые ранее возможности, а следовательно дать дополнительные возможности для роста компании-заказчика.
Заказать корпоративны портал можно у компании "Высокие Технологии" - www.visteh.ru
